Responsable bénévoles

Responsable bénévoles

(50 - 80%)

Fondé en 1995, le Geneva International Film Festival (GIFF) est le plus ancien festival de cinéma de Genève et l'un des premiers au monde à inclure la télévision dans ses programmes. Carrefour des genres et des disciplines, il propose chaque année pendant dix jours films, séries et expériences immersives aux quelque 35 000 festivaliers. Il présente des œuvres en réalité virtuelle depuis 2014 et accueille aujourd'hui le plus grand espace de Suisse dédié aux arts immersifs. Au cœur du Festival se trouve le Geneva Digital Market, un événement unique en Suisse dédié à l'innovation audiovisuelle avec plus de 800 participant·e·×·s dont des acteurs majeurs des industries créatives. 

Dans le cadre de sa 31è édition, qui aura lieu du 31 octobre au 9 novembre 2025, le GIFF est à la recherche d’un·e responsable des bénévoles.

Il/Elle travaille sous la supervision directe de la directrice opérationnelle, et en étroite collaboration avec les responsables de secteur pertinent·e·s. Il/Elle coordonne l’ensemble des bénévoles et des activités associées au GIFF en amont et pendant le Festival.

DESCRIPTION DU POSTE

• Coordonner et mettre en œuvre l’ensemble de la stratégie de gestion des bénévoles du festival.

• Identifier les besoins en effectif et missions en lien avec les responsables de secteur (accueil du public et billetterie, F&B, production, territoires virtuels, etc …) sous la supervision de la direction opérationnelle

• Organiser les plannings des bénévoles en adéquation avec les disponibilités et les besoins opérationnels

• Recruter et encadrer les bénévoles, et coordonner les formations des bénévoles aves les responsables de secteur / équipe

• Transmettre les plannings et les informations aux différent·es responsables de secteur/d’équipe

• Garantir la transmission des informations, le bon climat de travail et l’adéquation des missions avec les besoins du Festival

MISSIONS PRINCIPALES :

Gestion et responsabilité du recrutement des bénévoles en lien avec les responsables de la communication : annonces, diffusion et accueil

• Élaboration des plannings en collaboration avec les responsables du Festival via l’application de gestion des bénévoles, et avec l’appui d’un·e chargé·e des bénévoles 

• Gestion de la communication avec les bénévoles avant et pendant le Festival

• Préparation du matériel remis aux bénévoles, en collaboration avec le·la chargé·e des accréditations (y compris préparation des sacs et remise des badges)

• Organisation du briefing d’accueil (présentation de l’équipe, informations sur le festival, apéro, etc.) et des formations clés (Anges Gardien, équipe VR...)

• Rédaction et actualisation du guide d’accueil des bénévoles

• Transmission à la Responsable administrative des montants et mise à jour des portemonnaies électroniques des bénévoles

• Gestion des imprévus liés aux bénévoles (absences, problèmes etc)

• Autres tâches pertinentes au poste (organisation d’un apéritif de fin de Festival, envoi de mail de remerciements, certificats de participation, statistiques etc)

Selon l’avancement, des tâches sont susceptibles de se rajouter au cahier des charges. 

PROFIL RECHERCHÉ

Expériences

• Coordination/gestion des bénévoles d’un événement de même importance

• Expérience en gestion de projet souhaité

Compétences

• Excellente maîtrise des outils de bureautique (Excel, Adobe, etc.), ainsi que des logiciels de planning et autres outils de communication digitale
• Bonne maîtrise de l’anglais (oral et écrit)
• Excellentes capacités relationnelles
• Excellente organisation, capacité à gérer plusieurs tâches en même temps et à les prioriser

• Autonomie et aisance à travailler en équipe, résistance au stress

• Sens pratique, entregent et capacité à avoir une vision globale
• Intérêt pour les arts audiovisuels et les événements culturels

• Esprit curieux et ouvert, force de proposition 

Répartition des taux d’activité : Août 10%, Septembre 50%, Octobre 80%, Novembre 70%

Salaire : selon grille salariale du GIFF

Lieu de travail : Genève

Disponibilité renforcée (journées, soirs et week-ends) pendant la période du Festival et du Geneva Digital Market

Merci de nous faire parvenir votre dossier de candidature avec votre CV et une lettre de motivation, d’ici au 20 juin 2025 à l’adresse suivante : rh@giff.ch.

Considérant le volume de candidatures reçues, seules les personnes retenues pour un entretien seront contactées. Nous vous remercions de votre compréhension.